BrightSource - Administrative assistant

משרה מס'# 1480 עוזרת אדמינסטרטיבית
תיאור הארגון:
ברייט סורס ישראל היא חברה המפתחת טכנולוגיה להקמת שדות סולאריים. משרדי החברה בישראל ממוקמים בהר חוצבים בירושלים ולחברה יש אתר פיילוט הממוקם בדימונה. מטה החברה ממוקם באוקלנד, ארצות הברית ועובדים בו כ 100 עובדים בעיקר בתפקידי שיווק, מכירות וההנהלה הבכירה של החברה. בחברה בישראל עובדים כ 220 עובדים והיא בתהליך צמיחה וגדילה מסיבייים.רוב המשרות בישראל הן בתחום פיתוח ההנדסה והטכנולוגיה (פעילויות הליבה), ומסביב תפקידי תמיכה (כספים, רכש, תפעול, משפטית, משאבי אנוש, איכות, אדמינסטרציה ועוד). ואנו מחפשים אנשים מחברות מולטי דיסיפלינריות.
תהליך הייצור מתבצע על ידי ספקים וקבלנים ברחבי העולם.
מיקום המשרה: ירושלים.
כפיפות התפקיד : סמנכ"ל ו2 מנהלי מחלקות.
אחריות ותאור תפקיד:
ניהול האדמיניסטרציה המחלקתית וזו של ראשי המחלקות:
טיפול בנושא הרכש של המחלקה – מבחינה אדמינסטרטיבית
מילוי דוחות לכספים – שיחות עם אנשים, איסוף מידע מעובדי המחלקה, ריכוז ועיבוד הנתונים והעברתם לכספים
פעילות אדמינסטרטיבית – ניהול טיסות וניהול הזמנות.
עזרה בשליטה וניהול לוח הזמנים של מנהלי המחלקות –סנכרון בין הישיבות השונות.
מוניטורינג על המייל – לקרוא מיילים ולהבין אותם לדעת לתעדף את המיילים אשר מגיעים אליו ודורשים את טיפולו.
פתיחות גמישות ויוזמה יובילו להגדלת והרחבת תחומי האחריות.
להשתתף בישיבות ולהוציא סיכומי ישיבה.
מעקב ועזרה בהכנת מצגות שונות.
דרישות התפקיד:
• יוזמה
• אינטלגנציה גבוהה
• ראש גדול
• סדר וארגון
• יכולות אדמינסטרטיביות גבוהות הכוללות ירידה לפרטים מצד אחד ויכולת ראיית התמונה הכללית על מנת לדעת לבצע את התיעדופים הנכונים
• אנגלית ועברית ברמת שפת אם
• נכונות לעבודה מאומצת
• יכולת הבדלה בין עיקר לטפל
• תודעה שירותית גבוהה מאד
• תואר אקדמי
• ידיעת OFFICE ברמה גבוה מאוד , הכרות ועבודה עם מערכת האורקל יתרון

Job # No 1480 Administrative assistant
Position Responsibilities:
• Departmental administration and management including:
o Control and schedule meetings and appointments for the managerial staff
o Take notes in meetings and issue minutes
o Track and issue reports on the activities and progress of the different groups within the department
o File Management using the company data management system
o Travel Arrangements
• Initiate and Track procurement forms through the company’s computerized system
• Track the departmental budget.
• Generate and assist in generating presentations
• Assist the head of the department with management of email and other correspondence

Requirements for Position
• Experience in Departmental Administration and Logisitcs
• Takes Initiative
• Ability to work under multiple bosses
• Proactive, Take Charge Personality
• Organized
• High administrative capabilities for the overall and seeing the big picture.
• English and Hebrew at mother tongue level
• Willingness to work hard
• Service oriented
• Academic Degree
• Proficiency in Word, Excel and Powerpoint

Please send resumes to chernino@gmail.com